Não é novidade que o baixo nível de interesse em reuniões tem sido uma constante no universo corporativo, mas por que esta situação e comportamento se repete há muitos e muitos anos? Como resolver ou minimizar este comportamento?

Existem vários fatores que contribuem para isto e não podemos de forma simplista acreditar que este desinteresse esta associado somente à performance de seus participantes.

Listo abaixo os principais fatores que, no meu entendimento e experiência, contribuem de forma significativa para o baixo interesse nas reuniões. São eles:

Reuniões sem pauta especifica definida: É muito comum o convite para reunião aonde será tratado um número excessivo de temas e assuntos, gerando falta de foco especifico, e pior, prolongando de forma demasiada o tempo estimado para a reunião. Recomendo que a pauta seja específica, mesmo que isto gere desdobramento em outros temas/reuniões.

Reuniões sem liderança específica: Nem sempre quem gera o convite da reunião é o líder e responsável pela mesma. Muitas vezes vivenciamos a liderança da reunião compartilhada e com interesses também divergentes. É fundamental que a liderança sobre o tema que será discutido seja definida.

Reuniões com número excessivo de participantes: Muitas vezes, visando a socialização ou aplicação do politicamente correto, convidamos um numero excessivo de participantes para reuniões. O excesso de participantes geralmente prejudica a produtividade das reuniões. É de extrema importância que exista um balanço e critério para a participação nas reuniões.

Reuniões com participantes sem nenhuma autonomia para tomada de decisão: Assim como o número excessivo de participantes nada contribui para a produtividade das reuniões, outro fator muito comum é a participação de colaboradores sem nenhuma capacidade de tomada de decisão. Isto ocorre com frequência, pois os próprios lideres das áreas por acharem as reuniões infindáveis e improdutivas enviam para as mesmas representantes de suas áreas, normalmente sem nenhuma autonomia e conhecimento, prejudicando ainda mais o resultado final.

Reuniões sem tempo definido para inicio e fim: Nada pior do que começar uma reunião não sabendo quando a mesma terminará. É fundamental que o tempo seja definido e cumprido rigorosamente, mesmo que se necessário agendar uma nova reunião para finalizar os temas pendentes.

Reuniões sem controlador de tempo: Da mesma forma que definir o tempo é fundamental para o sucesso da reunião, o cronometrista de tempo, ou “timekeeper” também se faz necessário e considero de extrema importância seu papel nas reuniões.

Reuniões sem registro das decisões e ações tomadas: É mais comum do que aparenta que muitas conversas e decisões são tomadas nas reuniões, mas o registro destas decisões não é formalizado, seja em ATA (antigo mas que funciona) ou simplesmente em qualquer tipo de formalização dos temas e decisões tratadas.

Reuniões com repetição exagerada e excessiva: Muitos temas exigem acompanhamento repetitivo de sua evolução, entretanto temos que ajustar o momento certo para que o “check-point” e evolução dos assuntos e temas seja produtivo. Por exemplo, se a evolução dos assuntos ocorrem de forma real e factível quinzenalmente, nada adiantará manter “check-point”: semanal!! Atenção com isto!!

Reuniões com excesso de distração: Sem dúvida e sem receio de me posicionar, uma parcela significativa dos problemas em reuniões está relacionado ao comportamento de seus participantes. Não é incomum chegarmos nas reuniões e notarmos vários computadores, tablets e smartphones conectados e prontos para que a distração ocorra. Quantas vezes notamos trabalhos paralelos e participantes que estão na reunião somente de corpo presente, mas muitas vezes não prestam sequer atenção no que está sendo tratado e discutido. Desculpem, mas é muito desagradável vivenciar este tipo de comportamento. Se os participantes não ajudarem nunca teremos reuniões produtivas e eficazes.

Procurei compartilhar com vocês um pouco da minha experiência, e algumas ações que sempre procurei tomar para que as reuniões que eu liderava fossem as mais produtivas e eficazes. Acredito que a aplicação na prática de algumas das ações listadas tornará as reuniões muito mais produtivas e prazerosas. Boas reuniões!!!

EDUARDO STEFANO

Consultor & Palestrante